Rechnung schreiben
Beim Rechnung schreiben sind wichtige rechtliche Bestimmungen, sowie Formvorschriften und Normen einzuhalten will man keine Problem mit dem Finanzamt bekommen.
Die Rechnung oder Faktura
Die Rechnung wird auch als Faktura (lat. Factura) bezeichnet und ist eine tabellarische Auflistung von Produkte und Leistungen, deren Preise und Mengen in übersichtlicher Form. Das Rechnung schreiben wird auch oft als Fakturierung oder Rechnungslegung bezeichnet.
Eine Rechnung ist eine Aufforderung zur Zahlung oder die Bestätigung einer bereits getätigten Zahlung. Sie dient auch zum Nachweis der verrechneten Umsatzsteuer bzw. der abziehbaren Vorsteuer, falls man Unternehmer ist und Vorsteuer abzugsberechtig ist.
Formvorschriften einer Rechnung in Österreich
In Österreich müssen beim Schreiben einer Rechnung folgende Formvorschriften unbedingt beachtet werden:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers.
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
- Genaue Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang bei Dienstleistungen
- Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung.
- Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis.
- Das auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
- Ausstellungsdatum.
- Fortlaufende Nummer.
- Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung.
- UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über € 10.000,-- inkl. USt verpflichtet und wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht - Reverse Charge).
- bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen.
UID* (Umsatzsteueridentifikationsnummer) ist eine eindeutige EU-weite Kennzeichnung eines Unternehmens im umsatzsteuerlichen Sinn, berechtigt zum Vorsteuerabzug. Falls gewisse Betragsgrenzen (in Ö 10.000,- €) nicht überschritten wird oder die UID nicht bekannt ist, kann die Ausweisung auch unterbleiben. Dabei ist es ratsam eine Vermerk z.B. "UID des Kunden nicht bekannt" auf der Rechnung zu vermerken. Explizit gesetzlich vorgeschrieben ist es aber nicht.
Wann muss ein Unternehmer eine Rechnung schreiben?
Der Unternehmer ist nach dem Umsatzsteuergesetz verpflichtet Rechnungen zu schreiben sobald:
- Umsätze an andere Unternehmer für deren Unternehmen
- an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind
- eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer, ausführt.
Er hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung spätestens nach sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.
Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen deren Gesamtbetrag € 150,- (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
- Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz
- Ausstellungsdatum
Die Vereinfachungsbestimmungen für Rechnungen bis zu € 150,-- gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen (= Export). Diese haben jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des liefernden Unternehmers und des Abnehmers zu enthalten.
Konsequenzen einer nicht korrekte Rechnung
Nur eine Rechnung die den obigen Bestimmungen gerecht wird, berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Ausnahme: Beim Reverse Charge ist der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich.
Falls der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. Dies soll Scheinrechnungen unterbinden.
Fazit
Erfinden Sie das Rad nicht neu. Mit unserer Rechnungssoftware WoAx EasyFirma brauchen Sie sich über die obigen Punkte keine Gedanken machen. Mit WoAx EasyFirma erstellen Sie zu 100% rechtlich korrekte Rechnungen.
Testen Sie EasyFirma 30 Tage lang unverbindlich und kostenlos. Sie gehen dabei kein Risiko ein.
Weitere Infos zu WoAx EasyFirma